L'alternance se prépare que l'on soit étudiant souhaitant préparer un diplôme ou une entreprise désireuse d'accueillir un alternant. Les démarches à suivre pour les entreprises et les étudiants dans ce contexte sont différentes et il est parfois difficile de s'y retrouver. Pour cela, l'ensemble des informations utiles à connaître à ce sujet peuvent être retrouvées au sein de notre portail de l'alternance.
Quelles sont les pièces justificatives à fournir ? Quelles sont les aides proposées aux entreprises dans le cadre de l'alternance ? Comment préparer son projet d'alternance lorsqu'on est étudiant ? Dans les lignes qui suivent, nous détaillons pour vous toutes les démarches à entreprendre en tant que futur alternant ou entreprise afin de préparer une formation en alternance.
Entreprises : les démarches à réaliser pour accueillir un alternant
Les entreprises souhaitant accueillir un alternant doivent réaliser différentes démarches pour lui garantir un cadre de formation en adéquation avec sa formation.
1. Sélectionner un centre de formation pour un contrat en alternance
L'alternance ne peut être réalisée sans la sélection d'un centre de formation. Pour cela, les entreprises peuvent se rapprocher directement des centres de formation pour trouver un profil d'étudiant adapté à leurs besoins. Les centres de formation proposant des formations en alternance sont d'ailleurs capables d'aider les entreprises et les conseiller tout au long du processus de recrutement.
La seconde voie vers laquelle peuvent s'orienter les entreprises est la publication d'offres d'emploi pour une alternance au sein des job boards (Linkedin, Indeed, etc.), puis d'entrer en relation avec l'organisme de formation de l'étudiant sélectionné à la suite de l'analyse des candidatures reçues.
2. Émettre la demande de financement auprès de l'OPCO et des aides exceptionnelles de l'État
Une fois l'apprenti sélectionné, l'entreprise peut enchaîner avec une demande de financement auprès d'un Opérateur de Compétences (OPCO). Pour cela, il lui est nécessaire de fournir un dossier comprenant les documents suivants :
- le code de la formation ;
- la convention de formation liant l'entreprise au centre de formation ;
- les informations relatives à la formation (contenu, objectifs pédagogiques, durée, etc.).
Par ailleurs, les entreprises ont aussi la possibilité de bénéficier d'exonération de cotisations sociales ou de déductions fiscales de la taxe d'apprentissage en fonction de la taille de l'entreprise.
Les centres de formation sont généralement bien renseignés au sujet des aides qu'il est possible de solliciter et peuvent faciliter et informer les entreprises au sujet des démarches à mettre en place dans ce cadre.
3. Préparer l'arrivée de l'alternant
L'arrivée d'un alternant s'anticipe et se prépare. Pour cela, il est nécessaire de désigner les personnes qui seront chargées de son accompagnement et de sa formation en entreprise. Les maîtres d'apprentissage ou tuteurs remplissent différents rôles dans ce cadre, tels que :
- le partage des bonnes pratiques d'organisation avec l'alternant ;
- la communication avec le CFA de l'apprenti ;
- la définition des tâches que doit effectuer l'étudiant ;
- le suivi et l'évaluation de l'alternant.
Par ailleurs, l'arrivée d'un alternant est à déclarer auprès de l'URSSAF.
4. Établir le contrat liant l'entreprise à l'apprenti
Un contrat d'alternance peut être de durée limitée ou indéterminée. Celle-ci est à définir en fonction des besoins de la formation et du type de contrat (apprentissage ou professionnalisation).
Un formulaire CERFA à établir en 3 exemplaires permet de définir le cadre contractuel de l'alternance. Les 3 exemplaires ainsi créés doivent être signés par l'employeur et l'apprenti. Les informations à apporter au sein de ces documents sont entre autres :
- les informations relatives à l'apprenant : son nom et prénom, son programme de formation et sa convention ;
- les informations relatives à l'entreprise : son numéro SIRET, sa caisse de retraite complémentaire, sa convention collective, sa taille en effectifs, etc. ;
- les informations relatives au maître d'apprentissage ou tuteur : sa formation et ses diplômes, son expérience professionnelle, les apprentis qu'il a pu accompagner et former par le passé, etc.
Une fois établi, le contrat doit être transmis à différents organismes en fonction du secteur d'activité investi par l'entreprise et l'alternant (OPCO, Chambre du Commerce, etc.). Cet envoi est à effectuer avant le début de l'alternance pour pouvoir bénéficier des aides et des accompagnements afférents.
Étudiants : les démarches à effectuer pour suivre une formation en alternance
Un étudiant peut envisager l'alternance dans la préparation d'un diplôme donné. Voici les étapes qu'il doit envisager dans ce cadre.
1. Choisir le type de contrat le plus adapté
Les étudiants souhaitant se tourner vers l'alternance ont la possibilité de choisir deux types de contrats : le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation. Les critères de choix relatifs à ces deux modalités contractuelles dépendant de l'âge principalement, mais aussi du type et du niveau de formation. Cependant, il est à noter que le contrat d'apprentissage est réservé à la formation initiale, tandis que le contrat de professionnalisation est destiné aux apprenants en formation continue.
2. Trouver une entreprise adaptée
Les étapes 2 et 3 peuvent être entreprises simultanément ou dans l'ordre qui convient le mieux au contexte de chacun. Cependant, la principale difficulté pour démarrer son alternance est de trouver une entreprise qui est en mesure de répondre aux besoins de son projet de formation. Pour cela, différentes voies peuvent être explorées.
- Demander de l'aide et des renseignements à son organisme de formation.
- Solliciter son propre réseau ou les réseaux professionnels accessibles en ligne.
- Répondre à des offres de missions à destination des alternants.
- Déposer des candidatures spontanées auprès des entreprises de son marché cible.
Une autre voie possible est de se tourner vers les Chambres de Commerce et d'Industrie (CCI), les Chambres d'agriculture et les Chambres de métiers et de l'artisanat qui peuvent mettre les futurs alternants en contact avec des entreprises.
3. Choisir son organisme de formation
La sélection de l'organisme de formation peut être effectuée par l'employeur ou par l'étudiant si celui-ci y voit un avantage ou un intérêt donné. Afin de réussir cette étape, il est nécessaire de respecter quelques dates clés afin d'éviter tout retard.
Il faut ainsi compter environ six mois de préparation pour réussir son inscription. Voici un exemple de déroulement de recherches à envisager :
- une phase de recherches et de documentation pour choisir la formation à suivre (compter environ deux mois : janvier à février) ;
- une phase de préparation des dossiers et de dépôt des candidatures auprès des organismes de formation (de mars à avril) ;
- une phase de passage d'entretiens et de divers tests mis en place par les organismes de formation (mois de mai) ;
- une phase d'inscription en juin.
4. Se renseigner au sujet des aides à destination des alternants
Avant la signature du contrat d'alternance, l'étudiant doit comprendre et connaître les différents dispositifs mis en place pour l'aider dans la réalisation de son projet de formation :
- la carte d'étudiant des métiers délivrée par son centre de formation ;
- l'Aide Personnalisée au Logement (APL) ;
- le remboursement du titre de transport à hauteur de 50 % par l'employeur ;
- le Loca-pass qui permet d'accéder à une avance sur le dépôt de garantie ;
- l'exonération d'impôt sur le revenu pour les contrats d'apprentissage ;
- etc.
Des aides complémentaires à destination des apprentis peuvent être envisagées. Afin de les découvrir, il est nécessaire de se renseigner auprès de sa région.
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