L’accueil d’un alternant au sein de sa société ne se décide pas dans l’urgence : il s’anticipe et se prépare. Quelles sont les démarches à réaliser dans le cadre d’une alternance ? Et bien, elles sont nombreuses, mais pas insurmontables. Dans la plupart des cas, les établissements de formation restent à disposition des entreprises pour les aider à constituer leur dossier. Il ne faut pas oublier que, depuis 2020, l’État a mis en place une aide exceptionnelle pour encourager les professionnels à recruter des alternants. Votre entreprise souhaite tenter l’aventure ? Nous vous expliquons en détail les démarches à réaliser.
Publier une offre d'emploi ou sélectionner un centre de formation ?
Les établissements scolaires disposent d’un vivier de jeunes alternants sans égal. Tout au long de l’année et plus particulièrement vers la fin du printemps, elles sont en mesure d’accompagner les entreprises dans la recherche de leur alternant pour la rentrée.
Il est à noter que depuis le 1er janvier 2019, les entreprises ont la possibilité de choisir un organisme de formation à distance. Il suffit à ce dernier de s’être déclaré en tant que tel. Cette opportunité laisse plus de souplesse pour l’organisation de la formation.
Ce n’est pas la seule possibilité pour espérer des candidatures, car les entreprises peuvent également publier une annonce sur différents sites d’offres d’emploi.
Fixer les dates pour le contrat en alternance
Lorsque l’entreprise a sélectionné son futur alternant, elle doit déterminer avec lui les termes du contrat qui va les lier, notamment les dates. En fonction du diplôme préparé et de l’âge de l’apprenant, le contrat sera soit en apprentissage, soit en professionnalisation. C’est la formation envisagée qui détermine, la plupart du temps, la durée de la convention. Il est à noter que pour un contrat professionnalisant, l’alternant a la possibilité de commencer ou de terminer avant ou après la date initiale de son cursus scolaire.
Choisir un maître d'apprentissage pour superviser la formation
Le maître d’apprentissage représente le référent, la personne qui va s’occuper de la formation de l’alternant. Son rôle est très important. Ce dernier consiste à :
- accueillir l’alternant, l’aider à prendre ses marques et à organiser son travail ;
- lui faire une démonstration des bons gestes et des bonnes techniques de travail ;
- observer l’apprenti et le corriger si nécessaire ;
- assurer le lien avec l’établissement de formation ;
- suivre les résultats et progressions de l’alternant.
Ce tuteur doit donc être sélectionné avec un grand soin : il doit être volontaire, motivé et réellement compétent. C’est pour cela qu’il peut correspondre à une personne possédant le diplôme ou le titre correspondant à la finalité de la formation préparé par l’étudiant. Ce professionnel doit justifier d’une assez grande expérience pour être en mesure d’évaluer l’apprenti, tout en le guidant pour progresser. Si le maître d’apprentissage de l’entreprise n’a pas de diplôme en lien avec le cadre de l’alternance, il doit tout de même justifier d’un minimum de deux ans d’expérience dans la qualification espérée de l’élève.
Répertorier les documents nécessaires dans le cadre d'une alternance
L’entreprise va pouvoir profiter de cette étape pour regrouper les documents nécessaires au montage du dossier, juste avant de faire la demande de financement auprès de l’Opérateur de Compétence (OPCO).
Ce dossier comprend généralement :
- le programme pédagogique : sa durée, son contenu, ses objectifs, les outils utilisés et les prérequis souhaités ;
- le code formation ;
- la convention de formation (correspond au contrat qui lie l’entreprise à l’école).
Les établissements de formation ont l’habitude de gérer ces démarches chaque année. À cette étape, ce sont les interlocuteurs privilégiés des entreprises.
Établir le contrat d'alternance entre l'entreprise et l'apprenti
L’alternance peut se dérouler dans le cadre d’un CDD ou CDI. Sa durée, ou sa période d’apprentissage dans le cas d’un CDD, peut varier en fonction du cycle de formation : cela peut s’étendre de 6 mois à 3 ans conformément à la qualification visée. Ces contrats d’alternance doivent être établis en trois exemplaires et comprendre les clauses ordinaires (le poste, la durée du travail, le salaire, l’identité du maître d’apprentissage, etc.).
Un formulaire CERFA proposé par le ministère de l’Intérieur est disponible en ligne pour contractualiser le cadre de l’alternance. Encore une fois, la majorité des centres de formation restent disponibles pour aider les entreprises à compléter ce document.
Par exemple, ces renseignements sont demandés :
- concernant l’entreprise : son numéro SIRET, sa convention collective, ses effectifs, sa caisse de retraite complémentaire, etc. ;
- concernant le maître d’apprentissage : ses diplômes, ses expériences professionnelles, le nombre d’alternants ou d’apprentis qu’il a déjà encadrés ;
- concernant l’alternant ou l’apprenti : son programme d’orientation, son CV, sa convention.
Le formulaire CERFA devra être signé par l’entreprise et par l’élève (et son représentant légal s’il est mineur). Le document doit également être validé par l’établissement de formation.
Faire parvenir le contrat d'alternance de l'entreprise aux organismes
En fonction du contrat conclu entre l’entreprise et l’élève (contrat de professionnalisation ou d’apprentissage) et le secteur d’activité dans lequel évolue l’entreprise, le document est à faire parvenir à différents organismes : Chambre des métiers, Chambre du Commerce et d’Industrie (CCI), OPCO.
L’envoi à ce dernier doit d’ailleurs être réalisé avant que le contrat ne débute ou, au plus tard, dans les cinq jours ouvrables suivant la prise de poste. L’OPCO prend en charge les frais de formation. Il bénéficie de 20 jours pour se prononcer sur la validation du financement. Lorsque cette décision est prise, le processus d’aide démarre.
Il est à préciser que ce dispositif unique est consacré à tous les diplômes de niveau égal ou inférieur à une licence professionnelle (bac +3). D’autres aides restent disponibles aux entreprises dans le cadre d’une alternance si l’élève n’est pas dans ce cas-là.
Bénéficier des aides exceptionnelles de l'état dans le cadre d'une alternance
L’entreprise a effectivement l’opportunité de bénéficier d’un soutien exceptionnel et unique, d’une déduction fiscale de la taxe d’apprentissage ou d’être exonérée de cotisation sociale dans le cadre d’une alternance.
Depuis le 4 juin 2020, le plan de soutien à l’apprentissage encourage les entreprises à recruter un alternant grâce à une aide financière. Pour un alternant mineur, l’enveloppe est de 5 000 €. Elle monte à 8 000 € pour un majeur. Ce soutien est sans condition pour les entreprises de moins de 250 salariés et soumis à un objectif de 5 % d’alternants au sein des effectifs pour les entreprises de plus 250 salariés.
Déclarer l'alternant et prendre rendez-vous pour sa visite médicale
La signature d’un contrat de professionnalisation ou d’apprentissage doit donner lieu à une déclaration à l’URSSAF. Les démarches sont les mêmes que pour tous les salariés.
L’employeur doit aussi prévoir une visite d’information et de prévention (VIP). Cette dernière a été mise en place pour remplacer la visite médicale d’embauche.
La formation, qu’il s’agisse aussi bien de la partie théorique en établissement scolaire que de la partie pratique en entreprise, doit obligatoirement commencer dans les 3 mois suivants la date d’exécution du contrat.
Tout est enfin finalisé pour ce recrutement ! Il ne reste plus qu’au manager de l’équipe à accueillir le futur apprenti et à organiser son arrivée dans l’entreprise.
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